Saisir des transactions : revenus, dépenses et virements

Enregistrez revenus, dépenses, virements, apports en capital et soldes d’ouverture — puis comptabilisez-les au grand livre.

Ce que signifie saisir une transaction

Dans Qontab, une transaction est un événement financier unique — de l’argent dépensé, de l’argent reçu, des fonds déplacés entre vos propres comptes, un apport au capital, ou les soldes de départ repris d’un système précédent. La saisir crée une écriture en partie double équilibrée : chaque transaction a un débit et un crédit correspondant, vos comptes restent donc toujours équilibrés. Un seul formulaire unifié les capture toutes, et Qontab inscrit pour vous les bons débits et crédits.

Vous n’écrivez jamais les lignes du grand livre à la main. Vous décrivez l’événement en termes courants — « J’ai payé 1 200 pour l’hébergement » — et Qontab le traduit en coulisses dans les bons comptes.

Cinq types de transactions

L’écran Nouvelle transaction s’ouvre sur cinq tuiles. Chacune ne demande que les champs propres à son type et comptabilise la partie double appropriée :

• Dépense — de l’argent qui sort de l’entreprise. Débite une catégorie de charge, crédite le compte bancaire ; la TVA et une répartition personnel/société sont optionnelles.
• Revenu — de l’argent qui entre. Débite le compte bancaire, crédite une catégorie de produit, avec TVA optionnelle.
• Virement — des fonds déplacés entre deux de vos propres comptes. Chaque branche porte sa propre devise et son taux de change, si bien qu’un virement USD vers MUR reste équilibré dans votre devise de base.
• Apport en capital — un associé ou un investisseur injecte des fonds frais. Débite la banque, crédite un compte de capitaux propres.
• Solde d’ouverture — les chiffres de départ migrés depuis un autre système. Même forme qu’un apport en capital, mais marqué pour que les rapports et les calculs fiscaux les distinguent.

Joignez un justificatif ou une facture à n’importe laquelle, affectez un projet pour le suivi des coûts, et choisissez la devise par ligne.

Brouillon, comptabilisation et édition

Chaque transaction suit la même vie brève : brouillon → comptabilisée. Un brouillon est un travail en cours qui ne touche pas encore vos soldes ; la comptabilisation l’inscrit au grand livre, où elle compte dans vos rapports et reçoit un numéro séquentiel (JE-2026-000123).

• Édition sur place — modifiez une écriture comptabilisée et Qontab la réécrit directement. Elle conserve le même numéro séquentiel et relie de nouveau chaque document joint. Il n’y a aucune écriture d’extourne ; les chiffres corrigés remplacent proprement les anciens.
• Suppression — retirer une écriture comptabilisée est une suppression définitive : l’écriture et ses lignes disparaissent du grand livre. À réserver à ce qui n’aurait jamais dû être saisi.

Saisir une transaction

1. Ouvrez Nouvelle transaction et choisissez une tuile — dépense, revenu, virement, apport en capital ou solde d’ouverture.
2. Renseignez la date, le montant, le compte bancaire et la catégorie. Ajoutez TVA, devise, projet ou justificatif là où c’est pertinent.
3. Enregistrez en brouillon pour la revoir plus tard, ou comptabilisez-la pour qu’elle affecte aussitôt vos soldes et vos rapports.
4. Plus tard, modifiez l’écriture comptabilisée sur place pour corriger un chiffre, ou supprimez-la définitivement si elle ne devrait pas exister.

La devise sur chaque ligne

Qontab est multidevise jusqu’à la ligne. Chaque ligne d’écriture stocke sa devise, son taux de change vers votre devise de base, et le débit en base et le crédit en base qui en résultent. C’est pourquoi un virement entre un compte USD et un compte MUR reste équilibré, et pourquoi vos rapports consolident tout dans une seule devise de base, quelle que soit la devise de saisie de chaque ligne.

Si un taux historique manque, la ligne se comptabilise tout de même et vous pourrez recalculer les montants en base plus tard — voyez multidevise et change pour savoir comment les taux sont stockés et actualisés.

Saisir avec l’IA (MCP)

Connecté à un assistant IA via le connecteur MCP de Qontab, la saisie tient en une phrase. L’assistant appelle l’outil d’écriture correspondant — create_expense, create_income, create_transfer, create_capital_contribution ou create_opening_balance — puis post_transaction pour valider un brouillon au grand livre. Pour corriger un chiffre, il utilise edit_transaction (sur place, en gardant le numéro) ; pour en retirer une, delete_transaction. Tout un lot de brouillons se valide d’un coup avec bulk_post_transactions.

FAQ