Déclarations de déplacement et per diem
Déclarez vos déplacements professionnels avec des indemnités journalières par pays, gérez l’approbation, comptabilisez le per diem et liez les dépenses associées.
De quoi il s’agit
Une déclaration de déplacement enregistre un voyage professionnel et le per diem qu’il génère. Vous décrivez où le voyageur s’est rendu — une étape par pays —, fixez une indemnité journalière (per diem) pour chacune, et Qontab calcule le total. La déclaration suit ensuite un court flux d’approbation, et lorsqu’elle est payée elle comptabilise une seule écriture qui impute le per diem à votre compte de charges de déplacement. C’est la manière propre de transformer « trois jours à Paris, deux à Londres » en une écriture comptable équilibrée sans saisir débits et crédits à la main.
Elle voisine avec les notes de frais : la déclaration concerne l’indemnité de per diem elle-même, tandis que les justificatifs réels (hôtels, vols, taxis) sont enregistrés comme des transactions ordinaires puis liés au déplacement.
Étapes et indemnités journalières
Chaque déclaration se compose d’une ou plusieurs étapes. Une étape est une portion du déplacement dans un seul pays et porte quatre éléments :
- Pays — un code pays à deux ou trois lettres pour la destination.
- Dates de début et de fin — la durée du séjour du voyageur dans ce pays.
- Nombre de jours — combien de jours d’indemnité l’étape génère.
- Indemnité journalière — l’allocation quotidienne pour ce pays.
Qontab calcule chaque étape comme taux × jours et le total de la déclaration comme la somme de toutes les étapes. Un déplacement avec des taux différents pour Paris et Londres tient simplement en deux étapes ; le total est leur somme. Toute déclaration requiert au moins une étape.
Du brouillon au payé
Une déclaration passe par quatre états. Chaque transition tient en un clic et est consignée dans la piste d’audit :
- Brouillon — vous construisez le déplacement : intitulé, dates, étapes et taux. Seuls les brouillons peuvent être modifiés ou supprimés.
- Soumis — le brouillon est envoyé pour validation. (Un validateur peut le renvoyer en rejeté.)
- Approuvé — le déplacement est confirmé. Rien n’est encore comptabilisé au grand livre — l’approbation n’est que le feu vert.
- Payé — Qontab comptabilise l’écriture de per diem et marque la déclaration comme payée.
La comptabilisation à l’étape du paiement est une écriture en partie double classique : elle débite votre compte de charges de déplacement et crédite le compte de contrepartie — par défaut le compte courant associé / compte de prêt du dirigeant (1126), ce qui convient lorsque le déplacement a été financé par un dirigeant ou un associé. Vous pouvez remplacer l’un ou l’autre compte au moment du paiement.
Astuce
Lier les dépenses associées
Le per diem couvre rarement tout le déplacement. Hôtels, vols et transports sont enregistrés comme des transactions de revenus ou de dépenses normales, puis liés à la déclaration pour que le déplacement se lise d’un seul tenant. Lier pointe une écriture déjà comptabilisée vers la déclaration ; cela ne modifie pas l’écriture et n’en comptabilise aucune nouvelle. Vous pouvez délier tout aussi facilement si vous avez rattaché la mauvaise.
Le résultat : ouvrez une déclaration de déplacement et voyez le per diem dû au voyageur aux côtés de chaque coût hors per diem généré par le voyage.
Devise et change
Une déclaration porte sa propre devise. Elle est en MUR par défaut mais accepte tout code ISO à trois lettres : un déplacement à taux en euros reste en euros pendant que vous saisissez les per diem. Lorsque l’écriture de per diem est comptabilisée, Qontab résout le taux de change à la date de fin du déplacement et stocke les montants en devise de base sur les lignes d’écriture — ainsi vos rapports consolident automatiquement le déplacement dans votre devise de base. Voyez multidevise & change pour la façon dont les taux sont stockés et actualisés.
Les déclarations de déplacement avec l’IA (MCP)
Connecté à un assistant IA via le connecteur MCP de Qontab, tout le flux devient conversationnel. L’assistant appelle create_travel_declaration pour rédiger le déplacement avec ses étapes, puis submit_travel_declaration, approve_travel_declaration et pay_travel_declaration pour le mener jusqu’à la comptabilisation. Utilisez link_travel_transaction et unlink_travel_transaction pour rattacher ou détacher les écritures d’hôtel et de vol.
Demandez à votre assistant
FAQ
Quand l’écriture de per diem est-elle réellement comptabilisée au grand livre ?
À l’étape du paiement, pas à l’approbation. Payer une déclaration approuvée comptabilise une écriture qui débite votre compte de charges de déplacement et crédite le compte de contrepartie (par défaut le compte courant associé / compte de prêt du dirigeant 1126). L’approbation ne fait que confirmer le déplacement — rien n’atteint le grand livre tant que vous n’avez pas payé.
Comment le montant de chaque étape par pays est-il calculé ?
Pour chaque étape, Qontab multiplie l’indemnité journalière que vous avez fixée pour ce pays par le nombre de jours de l’étape. Le total de la déclaration est simplement la somme de toutes les étapes, et c’est ce total qui est comptabilisé au paiement.
Puis-je enregistrer le déplacement dans une devise autre que la roupie mauricienne ?
Oui. La devise de la déclaration est MUR par défaut mais accepte tout code ISO à trois lettres. Les indemnités journalières sont saisies dans cette devise, et Qontab résout le taux de change vers votre devise de base à la date de fin du déplacement lors de la comptabilisation.