Facturation et paiements

Créez et envoyez des factures, enregistrez les paiements complets ou partiels, gérez le règlement multidevise et suivez vos créances.

De quoi il s’agit

La facturation, c’est la manière de facturer vos clients et de suivre vos créances. Dans Qontab, une facture est un document qui devient un fait comptable dès que vous l’envoyez : une facture de vente débite le compte Clients et crédite votre produit, de sorte que le montant dû apparaît dans vos comptes et à votre bilan. À mesure que les paiements arrivent, Qontab solde la créance sur un compte bancaire réel et fait passer la facture de envoyée à partiellement payée puis payée — en gardant votre grand livre en partie double juste à chaque étape.

C’est le même moteur pour l’argent qu’on vous doit et celui que vous devez : factures d’achat et notes de débit passent les écritures miroir par le compte Fournisseurs. Chaque facture reçoit un numéro séquentiel INV-AAAA-NNNNNN qui ne peut jamais être réutilisé.

Types de factures

Qontab gère quatre types de factures, deux de chaque côté du grand livre :

• Facture de vente — vous facturez un client. DR Clients, CR produit (CR TVA collectée lorsqu’une ligne est taxée).
• Facture d’achat — un fournisseur vous facture. DR charge (DR TVA déductible), CR Fournisseurs.
• Note de crédit — une correction côté vente qui réduit ce qu’un client vous doit (mêmes comptes qu’une facture de vente).
• Note de débit — une correction côté achat qui ajuste ce que vous devez à un fournisseur (miroir d’une facture d’achat).

Du brouillon au payé

Une facture suit un cycle de vie clair et traçable. Rien n’atteint le grand livre tant que vous n’avez pas envoyé : vous pouvez donc préparer vos brouillons librement sans polluer vos comptes.

1. Créer (brouillon) — choisissez le contact, ajoutez les lignes (description, quantité, prix unitaire, taux de taxe et compte de produit ou de charge), puis enregistrez. Sous-total, taxe et total sont calculés pour vous.
2. Envoyer — Qontab comptabilise l’écriture d’émission au grand livre, constate la créance (ou la dette) et le produit (ou le coût), et appose à la facture son numéro INV-AAAA-NNNNNN.
3. Enregistrer le(s) paiement(s) — au fil du règlement, chaque encaissement solde tout ou partie du solde.
4. Payée — dès que le montant réglé égale le total, la facture passe en payée. La taxe sur la ligne est traitée selon vos paramètres de TVA.

Enregistrer les paiements

Un paiement se règle toujours sur un compte bancaire ou de caisse réel que vous choisissez — jamais le compte courant d’associé, car cet argent ne serait jamais réellement parvenu à la société. Qontab débite la banque et crédite le compte Clients (pour une vente), puis met à jour le montant réglé et le statut de la facture.

• Paiements partiels — enregistrez ce que vous avez réellement reçu. La facture devient partiellement payée et suit le solde restant ; enregistrez d’autres encaissements jusqu’au règlement complet.
• Ventilation — répartissez un encaissement sur plusieurs comptes de destination lorsqu’un paiement est partagé.
• Règlement multidevise — si vous êtes payé dans une autre devise que la facture, Qontab comptabilise la ligne bancaire dans la devise de la banque et la créance dans la devise de la facture aux taux du jour, puis route l’écart d’arrondi vers un compte de gain ou perte de change réalisé. Un encaissement multidevise vise un seul compte bancaire enregistré.

Modifier et supprimer

Les factures se modifient sur place, comme les transactions. Modifier une facture envoyée la réécrit, recomptabilise son écriture en conservant le numéro d’origine, ré-attache les pièces jointes et remet l’état de paiement à une base propre afin de ré-enregistrer les encaissements. Aucune écriture de contre-passation n’est laissée à encombrer le grand livre.

Supprimer une facture est une suppression définitive : Qontab défait les paiements enregistrés et retire l’écriture d’émission, de sorte que le grand livre n’en garde aucune trace. Les fichiers joints sont conservés — seule la comptabilité est retirée. (Les anciennes factures annulées ou voidées antérieures à ce modèle restent intactes.)

Facturer avec l’IA (MCP)

Connecté à un assistant IA via le connecteur MCP de Qontab, tout le flux tient en une phrase. Le connecteur expose create_invoice, update_invoice, send_invoice, record_invoice_payment, edit_invoice_payment et cancel_invoice comme outils individuels — ainsi que le composite record_paid_invoice, qui enchaîne créer → envoyer → payer en un seul appel pour une facture déjà réglée. Omettez les champs de paiement et il s’arrête après l’envoi.

FAQ