Les notes de frais

Le flux complet des notes de frais — brouillon, soumission, approbation, remboursement — avec justificatifs, détection de doublons et comptabilisation automatique pour les dirigeants.

De quoi il s’agit

Une note de frais regroupe les dépenses qu’une personne a avancées pour le compte de l’entreprise : un taxi, un déjeuner client, un achat de matériel. Dans Qontab, chaque note porte une ligne par dépense, un justificatif attaché à cette ligne, et le salarié à qui elle appartient. Elle suit un court circuit d’approbation puis, une fois approuvée, se comptabilise dans vos comptes en charge réelle et en dette envers cette personne — prête à être remboursée.

Le flux sert un objectif de contrôle : aucune demande n’atteint le grand livre avant d’avoir été revue et approuvée, et vous savez toujours quelles notes restent dues.

Le flux : brouillon → soumission → approbation → paiement

Une note traverse quatre états. Chaque transition est délibérée, et Qontab refuse les sauts hors séquence, de sorte que les comptes ne reflètent que des dépenses approuvées.

• Brouillon — entièrement modifiable. Ajoutez ou retirez des lignes, joignez des justificatifs, corrigez les montants. Seul un brouillon peut être supprimé purement et simplement.
• Soumise — envoyée pour revue. De là elle peut être approuvée ou rejetée ; une note rejetée peut être corrigée puis resoumise.
• Approuvée — validée pour comptabilisation. Les lignes exigent désormais un compte du grand livre pour que Qontab sache où imputer chaque coût.
• Payée — la note est comptabilisée : Qontab écrit une écriture qui débite les comptes de charges et crédite la dette envers le salarié. « Payée » signifie ici comptabilisée au grand livre, pas encore « argent rendu » — c’est l’indicateur de remboursement distinct ci-dessous.

L’écriture comptabilisée se comporte comme toute autre — voir saisir des transactions pour comprendre comment Qontab garde chaque écriture équilibrée.

Justificatifs et détection de doublons

Chaque ligne reçoit son propre justificatif — un document par dépense — pour que la preuve reste rattachée au coût exact qu’elle appuie. C’est essentiel lors d’un audit et lorsqu’une même note couvre plusieurs catégories.

Comme un même justificatif se saisit facilement deux fois — une fois en note de frais, une fois en ligne bancaire correspondante — Qontab exécute une détection de doublons prudente. Il fait ressortir les répétitions probables entre vos notes et vos transactions de charges comptabilisées lorsqu’elles partagent la même devise, restent à 2 % du même montant et tombent à quatorze jours près l’une de l’autre.

• Chaque paire signalée est une suggestion, jamais une correction automatique — Qontab ne touche pas à votre grand livre de lui-même.
• Vous confirmez une paire (elle reste signalée pour que vous la corrigiez) ou vous l’écartez (elle disparaît définitivement).

Le remboursement

Le remboursement est suivi séparément de la comptabilisation, avec trois états sur chaque note :

• Non requis — l’argent a déjà circulé hors flux (le salarié a été remboursé par un paiement bancaire ordinaire), il n’y a donc plus rien à régler ici.
• En attente — la note est comptabilisée et l’entreprise doit encore la somme.
• Remboursé — vous l’avez marquée remboursée ; Qontab horodate l’opération. Une note doit être comptabilisée avant de pouvoir être marquée remboursée.

Distinguer ces deux notions fait que votre bilan affiche la vraie dette — l’argent dû aux personnes — séparément de la trésorerie réellement sortie de la banque.

Notes de frais des dirigeants

Lorsque la note appartient à votre dirigeant désigné, Qontab la traite différemment. Pas d’étape de paiement séparée : l’approbation de la note la comptabilise automatiquement, et le montant dû est crédité au compte courant d’associé (Director’s Loan Account, code 1126) au lieu de la dette salarié générique. Le remboursement de la note est mis sur en attente afin que le solde courant dû au dirigeant reste visible.

Le règlement ultérieur — rembourser le dirigeant — est enregistré sur ce compte courant, ce qui le garde propre et auditable. Une note non-dirigeant ne peut jamais toucher le compte 1126.

Avec l’IA (MCP)

Via le connecteur MCP de Qontab, un assistant IA peut piloter tout le flux en langage naturel. Les outils granulaires reprennent le flux — create_expense_report, update_expense_report, submit_expense_report, approve_expense_report, reject_expense_report et pay_expense_report — tandis que reimburse_director_expense_report comptabilise la note d’un dirigeant sur le compte courant et find_expense_duplicates renvoie les répétitions probables décrites plus haut.

Pour le cas courant, l’outil composite process_expense_report enchaîne création → soumission → approbation → paiement en un seul appel, en s’arrêtant à l’étape demandée.

FAQ